Što više mailova šaljete, veće su šanse da ćete u jednom trenutku nešto ozbiljno zabrljati.
Ljudi se već godinama oslanjaju na e-mail kao jedan od primarnih "alata" u komunikaciji. I, s obzirom na broj poruka koje šaljemo i primamo u toku radnog dana, moglo bi se reći da to radimo prilično uspješno. Ali, kao i sa većinom drugih stvari u životu, što više mailova šaljete, veće su šanse da ćete u jednom trenutku nešto ozbiljno zabrljati. U e-mail komunikaciji čak i mali propust, jedan pogrešan "klik", može vas koštati povišice, unapređenja, pa čak i posla.
Evo najčešćih grešaka i savjeta kako da ih izbjegnete...
1. Slanje maila "prije vremena". Mail adresu primaoca unesite tek kada je poruka spremna da bude poslata. Tako ćete izbeći rizik od slanja praznog maila, slanja važnog maila pogrešnoj osobi ili slanja polupismene, nedorečene poruke.
2. Zaboravljenje attachmenta. Ako treba da pošaljete mail sa attachmentom, ubacite ga pre nego što otkucate tekst maila. Na taj način ćete izbeći glupu situaciju tipa "Poštovani... , pomenuti dokument je u prilogu", a priloga - nema .
3. Nemojte očekivati da vam osoba kojoj ste poslali mail momentalno odgovori. Ako poruku šaljete kolegi sa posla, nemojte 30 sekundi kasnije da se nacrtate kod njegovog stola sa rečenicom "Je l' ti stigao mail". Naravno da je stigao. Niste poslali poruku po golubu pismonoši, ali možda je osoba kojoj je mail namijenjen trenutno zauzeta. Odgovoriće vam kad joj bude zgodno, u tome i jeste poenta mailova.
4. Ne prosleđujte kolegama beskorisne mailove. Bilo da je u pitanju šala ili "lanac sreće", tokom vašeg radnog vijeka vjerovatno neće postojati trenutak kada će biti ok da kliknete na "forward" i smorite kolege.
5. Kad dođete sa odmora, ne odgovarajte na mailove koji su vas sačekali prije nego što ih sve pročitate. Velike su šanse da je neki od zadataka uveliko završen, pa bi vaš mail mogao samo da unese zabunu,
6. Nemojte da izostavljate nekog od kolega sa "Reply to All" liste. Ako nemate baš, baš dobar razlog, nikada ne izostavljajte nekoga od primalaca kojima je bila namenjena originalna poruka.
7. Nemojte pisati mailove "lijevom rukom". (Ili "desnom" ako ste ljevoruki.) Posvetite 15 sekundi čitanju maila pre nego što kliknete na "Send".
8. Poštujte politiku kompanije u kojoj radite i kada je riječ o mailovima.
9. Nemojte u žurbi preskakati osnovne stvari. Dakle, "Zdravo /Poštovani" na početku i "Hvala / Pozdrav" na kraju maila.
10. Nemojte slati mailove kada ste bijesni zbog nečega. Nikada. Poslovni mailovi koji kipe od emocija i (pravednog) gneva šalju lošu sliku o vama. Ako ne možete da izdržite, otkucajte mail i sačuvajte ga u draftu sat vremena. Ili do sutra ujutru (u zavisnosti od toga koliko ste ljuti). Ako kasnije i dalje budete željeli da ga pošaljete - ništa lakše.
11. Subject je tu sa razlogom. Slanje maila u kojem je to polje prazno smatra se nepristojnim. Takođe, ako mijenjate temu prepiske - promjenite i subject. Ili, još bolje, pošaljite novi mail koji odgovara novoj temi.
12. Mail uvijek morate staviti u kontekst. Dakle, ako ste se prije sat vremena o nečemu dogovarali sa kolegom, a sada treba da definišete još neke detalje, podsjetite ga na taj razgovor u prvom mailu koji mu tim povodom šaljete.
13. Ne koristite opciju BBC (Blind Carbon Copy) prečesto. Čak i ako bi nešto trebalo da bude tajna, najčešće to nije slučaj, ali ako jednom izigrate nečije povjerenje rizikujete da zauvek poremetite dobre kolegijalne odnose sa tom osobom. Ali, ni ta opcija nije smišljena bez razloga. Na primjer, ako šaljete partnerima pozivnice za korporativnu žurku BBC je sjajno rješenje.
14. Ako niste stvarno željeli da kliknete na "Replay to All", a to se desilo, možete da završite u ozbiljnom problemu. Dakle, ne klikćite automatski. Nikada. Mailovi nam jesu ubrzali komunikaciju i olakšali život, ali ne opuštajte se previše.
(MONDO)